1.   JENIS PEKERJAAN YANG DIKERJAKAN BERHUBUNGAN DENGAN DOKUMEN

MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR

Ada dua pekerjaan kantor,yaitu :

1. Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan tulis-menulis ,seperti :

·                     Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar

·                     Penyimpanan surat (kearsipan)

·                     Pengetikan

·                     Pengurusan kepegawaian

·                     Penguruan keuangan

·                     Pengurusan perlengkapan

·                     Penggandaan

·                     Pembuatan laporan

(http://forviolin.wordpress.com/2011/09/30/pekerjaan-kantor/)

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

A.Mengumpulkan / meghimpun ,

yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

B.Mencatat,

yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

C.Mengolah,

yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam   bentuk yang lebih berguna.

D.Menggandakan,

yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

E.Menyimpan,

yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis danaman.

F.Pengelompokan Pekerjaan Kantor  di atas,

merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,grafik, dan chard.

Pekerjaan Tulis-menulis.

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja,prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bilamana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih luas.Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

(http://onlyinrizky.wordpress.com/2012/08/28/jenis-jenis-pekerjaan-kantor/)

Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya
6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)
( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

Macam-macam Pekerjaan Kantor
Pada dasarnya macam-macam ada dua macam pekerjaan kantor, yaitu :
Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya :
1) Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar
2) Penyimpanan surat (kearsipan)

"Penampilan Sekretaris"

Karena profesi sekretaris merupakan profesi yang mengutamakan penampilan, maka dalam hal ini sangat perlu diperhatikan sebuah penampilan yang baik dan menarik, mulai dari cara menampilkan diri, cara duduk, berbicara, berjalan, berdiri, dan juga cara berpakaian, serta cara merias diri.

Dalam penampilan sekretaris, hal-hal apa sajakah yang perlu diperhatikan, sehingga akan tercipta respon yang bersifat positif dari bos dan juga orang lain yang ada di sekitar Anda? Berikut adalah tips dan triknya:

1. Membiasakan Hidup Sehat
Perlu diketahui bahwa pada umumnya tidak ada perusahaan yang menginginkan seorang karyawan yang sakit-sakitan. Ketika memiliki kesehatan yang baik, tentu akan mampu membuat Anda untuk tetap tampil prima, dan merasa tetap lebih baik. Seorang sekretaris yang selalu mengantuk, serta sering batuk-batuk atau pilek tentu akan menurunkan imagenya sendiri.

Dalam hal ini Anda harus mengetahui hal-hal yang perlu untuk tetap dijaga, yaitu perhatian ekstra terhadap kesehatan diri, dengan cara melakukan hidup sehat, seperti misalnya istirahat yang cukup, dan segera meminum obat atau vitamin apabila memang sedang dibutuhkan.

2. Tampil Secara Menarik
Kepribadian yang menarik akan terpancar dari sebuah penampilan, yaitu suatu keadaan lahiriah yang terlihat oleh orang lain. Dalam hal ini, maka seorang sekretaris mutlak harus memperhatikan agar selalu berpenampilan menarik dan apik. Berbagai hal yang harus diperhatikan untuk tetap tampil secara menarik adalah sebagai berikut:

A. Make-Up
Make-Up bukan hanya sekedar rias wajah, tetapi hal ini juga mencakup perawatan kulit muka agar tetap terlihat bersih dan berseri. Menggunakan make-up dengan bahan yang cocok merupakan salah satu perawatan mendasar bagi wajah Anda.

Sebagai tambahan dalam hal ini, maka Anda juga bisa mengupayakan penggunaan satu jenis merk make-up, sehingga wajah Anda tidak rusak, ketika harus terus menyesuaikan diri dengan produk make-up yang baru.

Selain itu perlu juga diketahui bahwa merias wajah harus dilakukan dengan sewajar mungkin atau natural dan sesuai dengan jabatan dan ciri pembawaan Anda. Upayakan agar tidak berdandan terlalu menor, tetapi jangan pula melupakan riasan, sehingga wajah tidak akan terlihat sangat pucat.

Etika Bertelepon

Jumat, 09 Mei 2014

Etika Bertelepon

ETIKA BERTELEPON
A.    Pengertian Etika Bertelepon
Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat. Disini dijelaskan bahwa saat kita menelepon atau menerima telepon kita harus menggunakan bahasa yang sopan, tegas, ramah dan lain-lain sehingga menimbulkan kesan bersahabat.
B.    Hal-Hal Penting Etika Bertelepon
1.    Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali. Disini kita disarankan apabila telepon berbunyi, kita harus segera mengangkat telepon tersebut dan kita tidak boleh membiarkan telepon itu berbunyi terlalu lama.
2.    Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon. Kita harus mendengarkan dengan baik apa yang penelepon katakan. Dan kita juga harus bisa berkonsentrasi pada pihak yang menelepon supaya tidak  terjadi kesalah-pahaman antara penelepon dengan kita dan supaya tidak timbul kesan acuh tak acuh.
3.    Berkata dengan sopan dan hangat. Saat menjawab pihak penelepon kita harus menggunakan bahasa yang sopan dan hangat, supaya penelepon merasa nyaman dan dihargai saat berbicara dengan kita.
4.    Hindari kata-kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. Kita harus bisa memilih kata yang baik saat kita berbicara dengan penelepon supaya penelepon tidak merasa terhina  dengan apa yang kita katakan.
C.    Langkah-Langkah Dan Teknik Menelepon
1.    Siapkan nomor telepon. Sebelum kita menelepon sebaiknya kita siapkan dulu nomor yang akan kita tuju, supaya saat kita menelepon tidak terjadi kesalahan atau yang sering disebut salah sambung.
2.    Tekan nomor telepon yang dituju. Setelah nomor telepon yang ingin kita tuju dirasa sudah benar, barulah kita tekan nomor yang ingin kita hubunggi tersebut.
3.    Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda. Setelah telepon tersambung segera ucapkan salam dan identitas diri Anda.
4.    Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon. Setelah pihak penerima telepon menjawab salam kita, langsung kita ucapkan maksud dan tujuan kita menelepon, tentu harus dengan bahasa yang baik dan benar.
5.    Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. Setelah selesai berbicara dan tidak ada lagi yang ingin dikatakan serta tidak ada pertanyaan dari pihak penerima segera ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.
D.    Langkah-Langkah Dan Teknik Menerima Telepon
1.    Segera angakat telepon jika berdering. Saat Anda mendengar telepon Anda berdering, segera angkat telepon tersebut.
2.    Ucapkan salam begitu Anda menjawab telepon. Setelah pihak penelepon mengucapkan salam segera Anda balas salam tersebut.
3.    Tanyakan nama dan identitas penelepon serta maksud dan tujuan penelepon. Sebelum Anda mengobrol dengan dia, tanyakan dahulu siapa namanya dan apa maksud atau tujuannya menelepon.
4.    Apabila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan. Apabila pihak penelepon ingin berbicara dengan pimpinan Anda, sedangkan pimpinan Anda tidak ada ditempat, beritahukan kepada dia bahwa pimpinan Anda sedang tidak ada ditempat tapi tetap dengan bahasa yang sopan, dan jangan lupa tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5.    Mengucapkan salam penutup. Setelah selesai berbicara, ucapkan salam penutup dan segera tutup telepon.
E.    Hal-Hal Yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Komunikasi Menggunakan Telepon
1.    Suara terlalu keras. Saat berbicara di telepon, kita tidak boleh berbicara terlalu keras.
2.    Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak. Saat berbicara di telepon kita tidak boleh sambil makan atau berdecak.
3.    Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon. Kita tidak boleh berbicara dengan orang lain saat bertelepon, supaya tidak terjadi kesalah-pahaman.
4.    Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Saat berbicara kita tidak boleh menggunakan nada yang kasar, bahkan sampai membentak pihak lawan bicara.
5.    Berbicara dengan nada memerintah. Jangan pernah saat menelepon kita menggunakan nada yang memerintah.
6.    Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan. Saat bertelepon jangan membuat lawan bicara kita menunggu terlalu lama.

Hansen Writing Ball

Pada tahun 1865, Rev. Rasmus Malling-Hansen menciptakan "Hansen Writing Ball", yang kemudian menjadi mesin ketik pertama yang dijual secara komersil pada tahun 1870. Berdasarkan penjelasan pada buku “Who is The Inventor of The Writing Ball” pada tahun 1865, papan ketik yang digunakan dalam mesin ketik ini terbuat dari keramik. Dalam proses penetapan standar papan ketik tersebut terjadi beberapa tahap eksperimen dalam penempatan tombol-tombol huruf yang berbeda. Eksperimen terhadap penempatan tombol-tombol ini bertujuan untuk mencapai kecepatan menulis yang paling tinggi. Hal ini menyebabkan Hansen Witing Ball merupakan mesin ketik pertama yang dapat memproduksi teks lebih cepat daripada menulis dengan tangan secara manual. Eksperimen terhadap mesin ketik yang ciciptakan oleh Malling-Hansen ini tetap mengalami perkembangan sejak tahun 1870 sampai sekitar tahun 1880.
Mesin ketik pertama kali yang sukses secara komersil diciptakan oleh C. Latham Sholes, Carlos Glidden dan Samuel W. Soule pada tahun 1867. Penemuan ini kemudian memperoleh hak paten dan dibeli oleh E. Remington and Sons, sebuah perusahaan manufaktur.
Walaupun demikian, mesin ini pada awalnya masih memiliki beberapa kekurangan antara lain juru tulis tidak dapat melihat hasil ketikan secara langsung dan adanya kesulitan akan penempatan tuts yang digunakan untuk kembali pada posisi semula. Hal ini kemudian dapat diatasi dengan munculnya “visible typewriters” seperti mesin ketik Oliver pada tahun 1895.

Penjarakan Proporsional

Pada tahun 1941, IBM mendeklarasikan penemuan “Electromatic Model 04”, yang menonjolkan pada konsep revolusioner penjarakan proporsional (proportional spacing). Konsep ini membuat mesin ketik mempunyai jarak yang sama pada setiap karakter yang berbeda, dapat menampilkan hasil ketik, serta memperkenalkan inovasi pita pada mesin ketik yang menyebabkan huruf-huruf yang diketik menjadi lebih tajam sehingga hasil ketik menjadi lebih jelas.

Standardisasi

Mesin ketik manual mencapai desain yang mengalami standardisasi pada tahun 1910. Standarisasi ini antara lain tampak pada bentuk mesin ketik dan penempatan huruf-huruf dalam papan ketik. Inovasi yang muncul adalah penemuan tombol ”shift”. Tombol ini membuat satu tombol dapat mengetikkan dua buah karakter yang berbeda. Tombol ”shift” dapat membuat huruf-huruf menjadi huruf kapital. Di samping itu, tombol ini juga dapat digunakan untuk mengetik simbol-simbol tertentu, salah satunya adalah ”persen” (%).
Adapula model ”Barlet”, yang mempunyai tombol ”shift” ganda sehingga satu tombol mempunyai tiga fungsi yang berbeda. Inovasi ini membawa dampak positif kepada pihak produsen dan konsumen. Antara lain dalam hal pengurangan biaya produksi serta penyederhanaan dalam operasionalisasinya. Hal tersebut menyebabkan tingginya tingkat adopsi akan teknologi ini. Kelemahan dari penemuan tombol ”shift” ini terletak pada mekanismenya, yakni dalam pengoperasiannya membutuhkan tenaga yang lebih besar. Hal ini menimbulkan kesulitan ketika menggunakan tombol tersebut untuk mengetik karakter-karakter tertentu. Kemudian muncul penemuan tombol ”shift lock” yang merupakan cikal-bakal dari tombol ”caps lock”.
Inovasi mesin ketik lainnya muncul pada awal abad ke 20. Pada saat itu, mesin ketik dipasarkan dengan nama ”Noiseless” yang dikembangkan oleh Wellington Parker Kidder dan dipasarkan pada tahun 1917. Pada tahun 1929, mesin ketik ini mulai diproduksi. Penemuan ini gagal karena dianggap tidak berhasil menarik perhatian dan antusiasme konsumen. Dengan adanya kejadian ini maka beberapa peneliti menyimpulkan bahwa bunyi ”klak-klak” yang dihasilkan mesin ketik merupakan preferensi konsumen. Hal ini juga menyatakan bahwa klaim pengoperasian mesin ketik yang ’hening’ adalah tidak benar.

Model Elektrik

Mesin ketik elektrik pertama diproduksi oleh Blickensderfer Manufacturing Company pada tahun 1902. Mesin ketik tipe ini pada awalnya tidak sukses secara komersil karena belum adanya standardisasi listrik dan perbedaan yang ada di tiap kota. Pada tahun 1909, Charles dan Howard Krum mendapatkan hak paten atas penemuannya. Pada tahun 1914 diciptakan sebuah mesin ketik yang dapat dioperasikan dengan daya tertentu. Model mesin ketik elektrik ini menyingkirkan hubungan mekanik langsung antara tombol-tombol dengan elemen yang menyangkut pada kertas. = IBM dan Remington Rand merupakan model mesin ketik yang terkemuka, hingga pada suatu saat IBM memperkenalkan mesin ketik ”IBM Selectric” pada tahun 1961, yang menggantikan typebar dengan typeball. Desain seperti ini memiliki banyak keuntungan antara lain yaitu kemudahan dan kelancaran dalam pengoperasian mesin ketik serta kualitas hasil ketik yang lebih tinggi.
Inovasi selanjutnya yaitu ”Correcting Selectrics”, sebuah fitur yang berfungsi untuk mengoreksi kesalahan pada hasil ketik. Cara kerja sistem ini yaitu selotip yang berada di depan pita karbon film dapat menghapus bubuk hitam pada pada karakter yang diketik di kertas. Ada dua tipe mesin ketik yang mempunyai konsep penjarakan proporsional, yaitu ”IBM Electronic Typewriter 50” dan ”Selective Compo

Etika Seorang Sekretaris Yang Baik.

Etika Seorang Sekretaris Yang Baik.

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara Berbusana
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya: a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, makaseorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dancuaca.
d.Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dannylon.

Berikut ini berbagai peralatan kantor yang umum digunakan :

1. Meja kantor

Meja kantor merupakan salah satu furniture yang didesain secara khusus untuk peralatan kantor. Bentuk meja yang didesain untuk kebutuhan kantor ini biasanya dilengkapi dengan beberapa laci yang bisa digunakan untuk menyimpan berbagai macam arsip, alat tulis, maupun perlengkapan penting lainnya.

meja kantor unik bentuk mobil/caradesain.com

Sebagai salah satu peralatan kantor yang penting, meja kantor banyak dibuat dengan beragam desain yang dapat digunakan oleh pimpinan dan para karyawan perusahaan dalam melakukan berbagai aktivitas operasional perkantoran. Kebutuhan meja untuk jajaran pimpinan perusahaan seringkali memiliki perbedaan dengan meja yang digunakan untuk karyawan lainnya. Perbedaan ini bisa dari bentuk desainnya, jenis bahan yang digunakan, maupun fungsinya.

Bagi banyak perusahaan, peralatan kantor selain meja yang difungsikan untuk kantor juga terdapat meja tamu yang digunakan untuk menemui para klien maupun nasabah. Meja ini seringkali diletakkan di ruang lobi kantor maupun ruang khusus untuk penerima tamu.

Ada banyak pertimbangan dalam memilih meja kantor yang baik. Beberapa pertimbangan tersebut diantaranya adalah :

Kekuatan dan daya tahan. Untuk menjamin meja kantor memiliki kekuatan dan daya tahan lama, satu hal yang paling berpengaruh adalah bahan yang digunakan. Semakin berat beban yang akan diletakkan di atas meja maka akan membuatuhkan kualitas bahan yang lebih kuat. Apapun bahan meja yang digunakan biasanya memiliki tingkatan kelasnya masing-masing, misalnya untuk meja dari bahan kayu maka bisa dipilih jenis kayu keras agar awet, sedangkan meja dari bahan logam bisa dipilih yang dari baja, dan lain sebagainya.

Jumlah dan bentuk laci. Sebagai peralatan kantor yang sekaligus bisa berfungsi sebagai penyimpan dokumen, meja kantor biasanya akan dilengkapi dengan laci. Bentuk maupun jumlah laci pada meja kantor bisa dipilih sesuai kebutuhan. Untuk kebutuhan keamanan, akan lebih baik jika laci meja kantor dilengkapi dengan kunci, hal ini untuk memastikan bahwa segala sesuatu yang tersimpan didalamnya tetap aman.

Meja Kantor Modern

Desain meja kantor. Desain meja kantor akan sangat mempengaruhi kenyamanan kerja dan suasana kantor. Desain ini terkait dengan bentuk meja, penggunaan warna, dan lain sebagainya. Desain meja yang bagus untuk kantor biasanya akan lebih nyaman dilihat oleh karyawan maupun para klien yang datang. Dengan menggunakan meja dengan desain yang bagus tentu sedikit banyak akan mempengaruhi citra perusahaan.

Fungsi meja kantor. Ada banyak jenis meja kantor yang dibuat dengan desain yang beragam. Masing-masing desain meja biasanya dibuat untuk fungsi yang berbeda, ada meja kantor yang khusus untuk meja komputer, ada yang hanya difungsikan sebagai tempat menaruh berkas-berkas kantor, ada yang digunakan untuk rapat, dan ada juga jenis meja kantor multifungsi. Beberapa meja kantor yang bagus seringkali dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat dimodifikasi dalam berbagai bentuk.

Dalam memilih meja kantor, usahakan meja tersebut dilengkapi dengan panel kayu maupun bahan lain yang melekat di bagian depan meja, hal ini berguna untuk melindungi bagian bawah tubuh karyawan perempuan yang tidak menggunakan seragam celana panjang.

Ukuran meja. Ada banyak ukuran meja yang bisa digunakan dalam kantor, untuk itu besar-kecilnya meja sesuaikan dengan besarnya ruangan kantor yang  ada, agar ruangan tidak terlihat terlalu sempit atau terlalu kosong.

2. Kursi Kantor

Kursi kantor merupakan salah satu peralatan kantor yang memiliki berbagai desain, bentuk serta ukuran beragam. Kursi kantor ini biasanya dirancang khusus untuk perkantoran, dibuat sedemikian rupa sehingga mampu memberi kenyamanan bagi penggunanya.

contoh kursi kantor

Ada banyak pilihan bentuk, jenis dan warna kursi kantor yang bisa digunakan, untuk itulah perlu pertimbangan yang matang dalam menentukan kursi mana yang akan dipergunakan. Berikut ini faktor-faktor penting sebagai bahan pertimbangan dalam memilih kursi kantor :

Ketinggian kursi, untuk mendapatkan kenyamanan duduk dalam kursi kantor, dibutuhkan kursi yang sesuai dengan ketinggian seseorang. Kursi yang dirancang untuk orang-orang Indonesia tentu akan memiliki perbedaan dengan ketinggian kursi yang dirancang untuk orang-orang eropa yang memiliki ukuran badan lebih tinggi. Oleh karena itu pilihlah kursi yang sesuai dengan ketinggian masing-masing karyawan, atau jika ingin lebih gampang lagi pilihlah kursi yang dapat diatur ketinggiannya.

Bantalan dan sandaran kursi, untuk menambah rasa nyaman saat duduk pada kursi, bantalan dan sandaran menjadi faktor yang tidak kalah penting dari ketinggian kursi kantor. Kursi yang nyaman untuk bekerja dalam waktu yang cukup lama biasanya memiliki bantalan cukup tebal untuk menyangga paha dan juga sandaran yang cukup tinggi untuk menyangga punggung dan kepala. Bantalan dan sandaran kursi yang nyaman untuk dipakai biasanya terbuat dari bahan busa lembut dan tebal, karena jika terlalu keras dan tipis biasanya akan mengurangi rasa nyaman saat duduk bekerja.

karakteristik seorang sekretaris

ngkap Tentang Sekretaris

Karakteristik Sekretaris

Dalam bekerja seringkali  pimpinan menuntut seorang sekretaris dapat menangani semua pekerjaan secara sempurna, untuk itu pada umumnya seorang pimpinan akan mengharapkan sekretaris mempunyai kemampuan dan sikap sebagai berikut :

1.     Keterampilan

a.       Dapat mengelola tugas-tugas rutin

b.      Berprakarsa dalam menyelesaikan masalah yang ditemui tanpa mengganggu atasan.

c.       Melaksanakan tindak lanjut atas segala hal sehingga selesai secara tuntas.

d.      Bersedia untuk bekerja atau menyelesaikan suatu pekerjaan tanpa harus diminta

e.       Mengelola kantor secara baik selama atasan tidak berada di tempat dalam waktu lama.

f.        Bekerja secara sistematis, mempunyai kebiasaan bekerja yang mantap.

g.       Mengelola waktu secara baik.

h.      Mengerti secara baik lingkup `pekerjaan atasan, serta aktifitas atasan baik di dalam maupun di luar perusahaan.

i.         Memperluas pengetahuan dengan membaca, bila ada hal yang menarik dapat menyampaikan pada atasan.

j.         Menerima dikte dengan baik.

k.       Mengkonsep surat sederhana

l.         Inisiatif untuk memperbaiki/mengatur ruang kerja atau metode kerja.

m.    Menyampaikan pikiran baik secara tertulis maupun lisan.

n.      Berpartisipasi dalam mengikuti program pengembangan diri

o.      Berpenampilan professional

2.     Sifat

-       Kesetiaan

-       Sikap bijaksana dan mampu menyimpan rahasia

-       Dapat dipercaya dan jujur

-       Daya ingat yang kuat

-       Dapat diandalkan serta mempunyai tanggung jawab

-       Waspada dan sigap

-       Mampu berprakarsa/inisiatif

-       Dapat berdiplomasi

-       Kerapihan dalan penampilan/pekerjaan dan tempat kerja

-       Daya nalar tinggi

-       Bersikap tenang

-       Mudah menyesuaikan diri pada lingkungan dan keadaan.

-       Tetap sopan, bersedia membantu dan bersikap hormat terhadap semua orang.

-       Bersikap tenang dalam keadaan kritis.

-       Loyal terhadap atasan

·          Tugas Sekretaris

Guna melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai seorang yang mandiri.  Kemungkinan sekretais tidak mempunyai pengawas yang mengawasi pekerjaannya.

Setelah sekretaris menerima instruksi, kemudian melaksanakan instruksi tersebut secara sempurna dan tuntas dengan metode yang diterapkan sendiri.  Karena dalam pelaksanaan tugasnya, sekretaris tidak terlepas dari kemungkinan untuk bekerjasama dengan orang lain.  Maka hendaknya sekretaris berusaha mencari beberapa cara yang baik guna menumbuhkan hubungan kerja sama yang baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atu sederajat bahkan yang lebih tinggi dari kedudukkannya.

Tugas ini akan terbagi atas beberapa macam yaitu :

1.     Tugas Rutin

Adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari atasan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya, meliputi :

-       Mengkonsep surat sederhana serta mengetik surat (korespondensi)

Mengetik surat rutin biasanya tidak memerlukan instruksi dari atasan, dan dapat dikerjaan secara otomatis sendiri, sehingga tidak merepotkan atasan.

-       Menata Arsip (Kearsipan)

Suatu kegiatan yang tidak perlu instruksi atau melapor pada atasan, karena kegiatan untuk menangani arsip ini adalah wewenang dari seorang sekretaris baik dalam penggunaan alat maupun system yang digunakan.

-       Mengurus dan Mengendalikan Surat (Penanganan Berkas)

Demikian juga halnya dalam penanganan berkas, apabila ada surat masuk atau surat keluar yang akan dikirim, sekretaris dapat bekerja tanpa menunggu perintah, disini sekretaris harus mengetahui metode dan peralatan yang digunakan dalam penanganan berkas.

-       Menerima dan melayani tamu

Dalam menerima tamu suatu ekerjan yang tidak mempunyai jadwal tetap, oleh karena itu bila ada tamu datang baik sesuai jadwal atau tidak terjadwal sekretaris harus menangani tamu tersebut tanpa memandang tamu tersebut siapa, dan tamu itu datang untuk apa, namun demikian sekretaris harus bisa memilah tamu yang diinginkan oleh atasan.

-       Menerima dan melayani telepon dan bertelepon

Seperti halnya tamu, telepon juga sesuatu yang dilakukan tanpa jadwal, telepo dapat kapan saja berbunyi, sehingga harus dilayani secepat mungkin.

-       Pengetikan laporan

Pengetikan laporan bulanan, yang telah terencana setiap bulan, dapat dilakukan tanpa harus menunggu instruksi dari atasan.

2.     Tugas khusus (melaksanakan Instruksi)

Adalah tugas yang tidak setiap hari dilaksanakan oleh seorang administrasi kantor II, tetapi hanya melaksanakan apabila ada instruksi khusus dari atasan. Meliputi :

-            Mempersiapkan rapat dan penulisan notulen

-            Mempersiapkan perjalanan dinas

-            Penulisan jadwal kegiatan atasan

-            Lain-lain sesuai lingkungan kerjanya

-             

3.     Tugas kreatif

Adalah tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh atasan, tetapi bermaksud untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan sendiri atau atasan. Meliputi :

-            Membuat perencanaan kerja

-            Mempelajari pengetahuan tentang dunia usaha

-            Pemantapan kepribadian

-            Efisiensi kerja

-            Pengembangan diri

-            Penyiapan perabot kantor, peralatan kantor, dan ATK.

-            Memahami cara kerja peralatan kantor.

·          Peran Sekretaris

Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan,  Guna menunjang kegiatan atasan tersebut seorang sekretaris harus mempunyai peran dan tanggung jawab yang tepat, oleh karena itu secara global peran dan tanggung jawab sekretaris adalah :

A.    Peran

Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjan atasn yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya, seperti :

a.       Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat , maka sekretaris yang menyiapakn mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya

b.      Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat tersebut.

c.       Demikian juga apbila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.

B.     Tanggung Jawab

Dalam bekerja maka seorang sekretaris, mempunyai tanggung jawab yang cukup besar yaitu meningkatkan dan mempertahankan citra atasan,  dalam hal ini sekretaris dituntut untuk selalu menjaga nama baik atasan dalam hal apapun baik dalam lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan  perusahaan.   Mempertahankan citra atasan terkadang juga harus melakukan tindakan atau perkataan yang berbeda dengan fakta yang ada, seperti pabila atasan dating terlambat  maka sekretaris harus dapat berargumen bahwa atasan terlambat karena adanya pekerjaan yang di lakukan diluar kantor.  Demikian juga untuk hal lainnya.  Hal ini dilakukan agar citra atasan tetap baik.

Guna meningkatan peran dan tanggung jawab ini, seorang sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor seperti :

a. Meningkatkan fungsi kantor, yaitu meningkatkan kantor sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran tentang jalannya usaha, atau sebagai pusat informasi atau sebagai pusat pelayanan masyarakat dan juga sumber data.

    

b.  Memperlancar kegiatan ketatausahaan seperti mengetik, kearsipan, Komputer, dan penggandaan dokumen yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.

c. Mempererat hubungan antara bawahan dengan atasan dalam hal komunikasi, karena itu sekretaris dapat dikatakan sebagai media penghubung dan juga penghubung antara dunia luar dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri. 

d. Sebagai media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian.

Untuk memenuhi peran dan tanggung jawab tersebut yang sedemikian besar maka syarat yang diwajibkan untuk menduduki jabatan ini adalah :

A.    Keterampilan dasar

1.      Kemampuan mengetik 10 jari

Kemampuan ini berguna untuk mengerjakan berbagai pekerjaan kantor baik dengan mesin tik, atau computer, kemampuan minimal adalah kecepatan 200 entakan per menit, dengan kesalahan maksimal 3 entakan.

2.      Penanganan Kearsipan

Kemampuan mengelola berkas sampai pada penyimpanan serta penggunaan system dengan benar. Agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan standar waktu penemuan kembali maksimal 3 menit

3.      Komputer

Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta PowerPoint.  Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai keperluan baik mengirim dan menerima berita atau mencari data.

4.      Korespondensi

Suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri.

5.      Menerima dikte

Kemampuan dalam menerima instruksi atau berita, baik dengan cara ditulis tangan atau kemampuan komputer.

6.      Pengetahuan Bank dan kas kecil

Suatu kemampuan yang memperlancar pekerjaan dalam hubungannya dengan keuangan atasan.

B.     Keterampilan khusus

a.       Tata Krama Lingkungan Kerja

Mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-kaidah atau aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di lingkungan kerja.

b.      Tata Krama Bertelepon

Dapat menggunakan telepon dengan berbagai fungsi untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya dengan standar kepuasan pelanggan

c.       Komunikasi Efektif

Dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan jelas secara lisan maupun tulisan, serta dapat menyampaikan pendapat atau pesan di muka umum.

d.      Hubungan Antarpribadi

Suatu cara untuk menyesuaikan diri dalam pergaulan, mempunyai cara-cara pendekatan baik kepada atasan maupun relasi.

C.  Penampilan

Adalah hal penunjang untuk menjadi pegawai yang profesional.  Penampilan ini sangat penting karena citra seseorang  dapat dilihat dari penampilannya.  Penampilan ini mencakup tata cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias, tata cara menggunakan asesoris di samping juga cara berjalan, cara berdiri dan cara duduk juga merupakan hal yang penting dalam penampilan.